A Internet é o grande território onde praticamente todo tipo de arquivo trafega entre empresas ou entre elas e seus clientes.

Com o avanço na qualidade dos recursos para manter as redes e computadores seguros – em especial os programas de antivirus – a troca de documentos tornou-se mais frequente, ganhando dias preciosos de envio e retorno, quando apenas precisam de uma assinatura.

Mas quando falamos de documentos que podemos classificar como confidenciais, como devemos agir?

Não queremos perder esta funcionalidade e agilidade que a grande rede proporciona. Porém, o custo de um documento desses em mãos erradas pode ser grande muito grande. Vamos falar de algumas dicas de como trocar informações confidenciais com os seus clientes pela Web.

Dica 1: proteger e enviar arquivos com criptografia e senha

É uma forma eficiente de fazer os arquivos trafegarem pela rede sem que possam ser abertos – o criminoso virtual precisará saber a senha.

O procedimento é muito simples no Word e no Excel. Basta clicar em Arquivo com o documento ainda aberto e na caixa Proteger Documento, temos a opção Criptografar com Senha. Ao escolher esta opção, o documento solicitará uma senha e a confirmação dela.

Pronto, seu documento só será aberto com a senha e poder ser enviado ao destinatário por e-mail.

Importante: crie um arquivo com uma lista de todos os documentos que você criptografou com senha e mantenha ele em local seguro do seu computador e, claro, criptografe ele também. Esta senha final deve ser memorizada, assim fica mais fácil pesquisar que senha foi dada a cada documento.

Se você tem uma rotina de envio de documentos para um determinado destino externo, pode criar uma lista por destinatário, criptografa-la e combinar – não por escrito – uma senha que ambos decorem. Assim, fica mais fácil consultar quando um dos lados esquecer alguma senha. Em casos de arquivos muito grandes, é possível proteger com senha quando for compacta-lo.

Dica 2: armazenagem em nuvem com criptografia e senha

Esta á uma opção interessante quando usamos um serviço de Clouding de qualidade – que invista bastante em sistemas de segurança.

São programas que interagem com os serviços de Clouding mais conhecidos e que permitem criptografar arquivos para que eles depois possam ser até compartilhados por link. É uma desvantagem o pagamento de dois serviços, em que pese não serem caros e um deles já existir no negócio – o armazenamento.

Uma vantagem aqui é não enviar anexos por e-mail e sim links (que pode ser enviados até por Whatsapp e depois apagados) para serem abertos no destino com senha.

Dica 3: criptografia de e-mails

Normalmente não publicamos informação confidencial no corpo de e-mails. Porém, isso não pode ser uma regra, dada a velocidade com que os negócios são conduzidos e precisamos enviar e receber e-mails trocados com informações que classificamos como confidenciais.

Por este motivo, é importante investir em programas que interagem com plataformas de e-mail como o Outlook. Desta forma, é possível enviar mensagens que não poderão ser lidas por criminosos digitais que apareçam no caminho.

Dica 4: contratos de confidencialidade

Este é um poderoso instrumento de segurança jurídica que empresas podem firmar para se protegerem de casos envolvendo informações confidenciais – ou em geral.

Com o Contrato de Confidencialidade, uma empresa produtora de soluções digitais inovadoras, por exemplo, pode exigir a confidencialidade com documentos, planilhas, imagens e outros tipos de documento relacionados ao atendimento de um cliente com estas soluções, e desta forma se resguardando em direitos no caso de vazamentos comprovados, como por exemplo o acesso de concorrentes a estas informações.

Ele também pode ser mútuo, quando ambas as partes fecham um acordo – por exemplo a mesma empresa acima vendendo a solução para um cliente do qual ela obterá dados confidenciais como parte do projeto.

Importante ressaltar que o Contrato de Confidencialidade não impede, evidentemente, as situações reais de exposição ou desvio das informações, mas o prejuízo com as penalidades obrigam as partes a investir na segurança da guarda eletrônica e trânsito das informações.

Dica 5: um programa antivirus de qualidade

Esta é uma dica muito importante sobre Segurança de Informação. Muitas vezes, pensamos na proteção de dados confidenciais apenas quando eles transitam na rede entre empresas.

Porém, protege-los dentro de casa é ainda mais importante, justamente porque recebemos estes dados e portanto precisamos que eles estejam tão ou mais seguros que os nossos. Escolher o melhor antivirus possível para uso na empresa atende boa grande parte da preocupação com Segurança de Informação do dia a dia e, em especial, os Contratos de Confidencialidade.

Com estas dicas, esperamos ter contribuído para as suas decisões de proteção de dados confidenciais, seus e de seus parceiros comerciais.